Otworzenie restauracji może wydawać się proste, jednak na początku przypomina zwykle… drogę przez mękę. Niemniej jeśli już od dawna o tym marzysz, w głowie masz już nawet wizję swojej własnej knajpki, to niech nie zniechęcą cię formalności. Z nami przejdziesz je łatwiej! Oto wszystkie kroki, które musisz przejść, aby otworzyć restaurację.
Krok pierwszy – znajdź źródełko pieniędzy
Pozyskanie dotacji to bardzo ważna sprawa – możesz zyskać od 24 do nawet 40 tysięcy bezzwrotnych środków. Pierwsza kwota jest możliwa do uzyskania z urzędu pracy. Aby ją uzyskać, musisz być zarejestrowana jako osoba bezrobotna przez 1-3 miesięcy (w zależności od danego urzędu). Pamiętaj jednak, że dotacji nie dostają osoby, które:
- studiują dziennie
- prowadziły firmę w ciągu 12 miesięcy przed złożeniem wniosku
- w ciągu 5 lat poprzedzających wniosek otrzymały inne wsparcie z publicznych funduszy
- które w ciągu ostatnich 12 miesięcy odmówiły przyjęcia pracy albo stażu
Drugą kwotę (40 tysięcy) możesz uzyskać z Unii Europejskiej. W 2019 roku jest to dosyć trudne i czasochłonne, niemniej warto spróbować.
Krok drugi – wybierz lokal
Być może zdziwiła cię ta kolejność – tak od razu przechodzimy do lokalu? A jednak, właśnie tak: najpierw lokal, potem firma. Wszystko po to, abyś w momencie założenia firmy mogła od razu zacząć ją prowadzić.
Co powinno mieć dla ciebie znaczenie przy wyborze lokalu?
• umiejscowienie
Zasada jest dość prosta – im bliżej centrum, tym droższy wynajem, ale więcej klientów. Czasami da się to wypośrodkować, znajdując lokal w ciekawym miejscu, ale akceptowalnej cenie.
Uwaga! Pamiętaj, żeby zawsze negocjować ceny najmu!
• poprzednie przeznaczenie
Jeśli w lokalu prowadzono już restaurację, będzie oznaczało to dla ciebie nieco mniej formalności z sanepidem. Nie licz jednak na to, że nie będziesz musiała przechodzić odbioru swojego lokalu właśnie przez sanepid – będzie po prostu trochę łatwiej.
• metraż
Cóż – im większy, tym lepszy, aczkolwiek lokal nie musi być wielkości magazynu. Zastanów się, czy dopuszczasz organizowanie imprez, np. wesel czy urodzin. Jeśli tak, potrzebujesz miejsca służącego za parkiet.
• ogródek
Lokal z ogródkiem to niewątpliwy plus – szczególnie dla klientów lubiących palić.
• piętro, na którym jest lokal
Najbardziej pożądane lokale to oczywiście te na parterze – gdybyś taki właśnie znalazła, byłoby idealnie. Jeśli jednak zdecydujesz się na knajpkę na piętrze, latem licz się z wyższymi opłatami za klimatyzację. Z kolei lokal w piwnicy to większe kwoty za ogrzewanie zimą.
Uwaga! Jeśli do wyboru masz dwa ciekawe lokale, ale tylko jeden ma duże witryny, to zdecyduj się właśnie na ten!
Krok trzeci – kwestie techniczne związane z lokalem
Masz już swój wymarzony lokal i umowę w dłoni. Co dalej?
Po pierwsze, musisz stworzyć dokumentację HACCP lub GMP/GHP. Dokumentacja HAACP jest bardziej skomplikowana – przygotowuje się ją wtedy, gdy np. masz zamiar samodzielnie przygotowywać potrawy, a nie korzystać z mrożonych produktów. Jeśli z kolei twoja kuchenna działalność będzie polegała tylko na obróbce termicznej jedzenia, to możesz zdecydować się na GMP/GHP.
Uwaga! W wyborze oraz stworzeniu dokumentacji pomoże ci specjalista – ceny za usługi nie są przerażająco wysokie, więc warto korzystać.
Kolejna kwestia to projekt technologiczny. Zawieramy w nim zarówno plan, jak i szczegółowe informacje związane z umiejscowieniem lokalu, mebli, ścianek działowych itp. I tutaj warto poprosić o pomoc specjalistę. Są oczywiście śmiałkowie, którzy sami przygotowują taki projekt – pamiętaj jednak, że to oszczędność rzędu 200-300 zł i dużo stresu.
Na końcu mamy remont – przeprowadzany w oparciu o projekt.
Uwaga! Często praktykowanym rozwiązaniem jest negocjacja stawki czynszu na okres przeprowadzania remontu.
Krok czwarty – załóż firmę
Chociaż żyjesz swoją restauracją już od jakiegoś czasu, dopiero teraz oficjalnie staniesz się właścicielką firmy, czyli businesswoman z prawdziwego zdarzenia ????. Zakładanie firmy jest teraz znacznie prostsze niż kilka lat temu (obowiązuje zasada „jednego okienka dla przedsiębiorców”), dzięki której odwiedzasz tylko jeden urząd – urząd miasta (oraz urząd skarbowy, jeśli będziesz płatnikiem VAT).
• wpis do CEIDG
Założenie firmy polega przede wszystkim na wypełnieniu wniosku o wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wypełnienie wniosku nie jest trudne – jedynym problemem może być wybranie kodów PKD, które charakteryzują twoją działalność. Ułatwimy ci nieco zadanie – odpowiednie dla prowadzenia lokalu PKD znajdują się w dziale 56 i są to zazwyczaj:
- 56.10.A - Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne
- 56.21.Z - Przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering)
- 56.30.Z - Przygotowywanie i podawanie napojów
Pamiętaj, że wpisy są bezpłatne i możesz zdecydować się na tyle, ile ich chcesz (poza niektórymi wyjątkami).
Uwaga! Wpis do CEIDG jest całkowicie darmowy. Kiedy więc otrzymasz e-mail (wyglądem przypominający ten z urzędu miasta) bądź list z nakazem zapłaty za wpis, to wiedz, że masz do czynienia z oszustwem.
Ważne! W związku z zasadą „jednego okienka” nie musisz starać się o numer REGON w oddzielnym urzędzie. Wszystkie takie informacje przekazuje urząd miasta – ty tylko spokojnie czekasz na przyznanie numeru.
• VAT
Zakładając firmę, musisz podjąć decyzję, czy chcesz być płatnikiem VAT – w przypadku prowadzenia restauracji sprawa jest dość oczywista. Musisz udać się zatem do urzędu skarbowego i wypełnić formularz zgłoszeniowy VAT-R.
Uwaga! Na tym etapie warto pomyśleć już o księgowości. Dobra księgowa nie tylko odbierze ci całą masę obowiązków i stresów, ale także pomoże np. z wypełnieniem formularza VAT-R.
ZUS
Czy wiesz, że od jakiegoś istnieje możliwość skorzystania z „ulgi na strat”? To wielki plus dla poczatkujących przedsiębiorców – a także zatem i dla ciebie. Dzięki tej uldze nie będziesz musiała płacić składek wypadkowych, chorobowych, emerytalnych, rentownych, a jedynie składkę zdrowotną.
Z ulgi tej można korzystać przez pół roku, co nie oznacza, że potem boleśnie odczujesz konieczność płacenia dużego ZUS-u. Nie będzie tak, ponieważ przejdziesz na preferencyjny ZUS, czyli będziesz opłacać składki w wysokości około 500 złotych. A po 2,5 roku prowadzenia firmy na 3 lata możesz przejść na tzw. mały ZUS, czyli ten zależny od przychodu.
Krok piąty – przygotuj się na odbiór lokalu przez sanepid
Niemal każdy, kto otwiera własną restaurację, drży na samą myśl o wizycie sanepidu. Jest ona nieunikniona i zawsze zapowiedziana – nie wolno ci otworzyć restauracji, zanim nie odbierze jej sanepid.
Pamiętaj, że możesz uprzedzić bieg wydarzeń, dokładnie przygotować się do kontroli i po prostu umówić się na nią z urzędnikami. Oto, jakie dokumenty musisz przedstawić w trakcie kontroli:
• dokumenty związane z BHP
Będą niezbędne, jeśli zatrudniasz pracowników na umowę o pracę.
• książka kontroli
• orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych
To nowocześniejsza forma nieużywanej już książeczki zdrowia. Aby zdobyć takie orzeczenie, musisz oddać kał do badania, a potem udać się do lekarza medycyny pracy.
• umowa na wywóz śmieci
• wspomniany wyżej projekt technologiczny
• wyniki
Czyli potwierdzenie na to, że w lokalu przeprowadzono dezynfekcję, dezynsekcję oraz deratyzację.
• zeszyt do monitorowania
W każdej restauracji konieczne jest regularne monitorowanie temperatur lodówek, mycia podłóg i sprzętów, a także częstotliwości dostaw.
• wyniki badania wody
To już robi sanepid, zanim odbierze lokal. Ty musisz zachować i przedstawić dokumentację.
Praktyczne wskazówki, czyli na co zwraca uwagę sanepid?
Z oczywistych względów sanepid w lokalu gastronomicznym bardzo restrykcyjnie przeprowadza kontrolę. Mamy zatem dla ciebie kilka drobiazgowych wskazówek, dzięki którym unikniesz błędów.
- Produkty w lodówkach muszą być szczelnie pozamykane – w hermetycznych pojemnikach.
- Na podłodze muszą być łatwe do zmywania płytki.
- Sprawdź daty ważności produktów – nie mogą być przeterminowane!
- W każdej lodówce musi znaleźć się termometr.
- Jeśli używasz jajek, musisz posiadać ich sterylizator.
- Jeśli w restauracji podaje się gorące napoje, musisz mieć zmywarkę z wyparzarką.
- Pamiętaj o drogach „czystych” i „brudnych”. Czysta to ta z kuchni do klienta, brudna to ta od klienta do zmywarki i koszów.
- Musisz przygotować specjalny, atestowany fartuch, w którym urzędnik będzie mógł skontrolować lokal.
- Dwa rodzaje szafek w szatni to konieczność (jedna to okryć, druga do ubrań roboczych).
- Musisz mieć wentylację w lokalu.
- Środki czystości muszą znajdować się w osobnej szafce.
- W restauracji – w miejscu, gdzie jedzą klienci, musi znajdować tabliczka z napisem: „Zakaz palenia”, a nad barem analogiczna, informująca o zakazie sprzedaży alkoholu osobom nieletnim.
- Ubikacje dla personelu i klientów muszą być opisane. Dobrze byłoby, gdy toalety były oddzielne – dla pań i panów.
Uwaga! Jeśli znasz kogoś, kto otworzył kiedyś restaurację – zapytaj go o doświadczenia związane z sanepidem. Warto także poszukać informacji w internecie. Im więcej wiesz, tym trudniej będzie cię zaskoczyć – a to oznacza mniejsze ryzyko dodatkowych kosztów związanych np. z remontem, oraz bliższy termin otwarcia restauracji.
Krok szósty – zdobądź koncesję na alkohol
Oczywiście nie będzie to potrzebne, jeśli otwierasz małą kawiarnię. Jednak restauracja to już zupełnie inna sprawa – bez alkoholu szybko stracisz całą masę klientów. Jak zatem ją zdobyć?
W tej sprawie musisz udać się do wójta, burmistrza bądź prezydenta miasta – pamiętaj, że decydująca dla wyboru organu jest lokalizacja twojego lokalu.
Sprzedaż alkoholu przyniesie ci niezłe zyski, najpierw jednak musisz wydać pieniądze – wydanie zezwolenia jest płatne. I tak, za pozwolenie na sprzedaż piwa oraz alkoholów o zawartości alkoholu do 4,5% wydasz 525 złotych, za napoje o zawartości alkoholu od 4,5% do 18% - 525 zł, za napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 18% - 2100 zł. Zła wiadomość jest taka, że jeśli chcesz sprzedawać wszystkie alkohole z wymienionych kategorii, to musisz zapłacić sumę tych kwot.
Jakich dokumentów potrzebujesz, aby uzyskać koncesję? Mianowicie, są to:
- zaświadczenie o wpisie do CEIDG
- umowa najmu lokalu bądź akt własności
- pozytywna decyzja sanepidu o spełnianiu warunków sanitarnych
- jeśli lokal znajduje się w wielorodzinnym budynku mieszkaniowym – zgoda właściciela lub administratora
- pismo z rodzajem zezwolenia, o które się ubiegasz, danymi firmy, numerem w CEIDG, przedmiotem działalności gospodarczej, adresem punktu sprzedaży, a także adresem miejsca, gdzie będzie składowany alkohol
Uwaga! Staranie się o koncesję możliwe jest dopiero po odebraniu lokalu przez sanepid!
Otwarcie restauracji/kawiarni – przydatne wskazówki
Na sam koniec mamy dla ciebie zestaw bardzo praktycznych informacji. „Diabeł tkwi w szczegółach”, zwróć zatem uwagę na poniższe kwestie.
• Chwytliwa nazwa
Nazwa twojej firmy musi być łatwa do zapamiętania, a jednocześnie kojarząca się z dobrym jedzeniem. Warto tutaj kierować się rodzajem jedzenia, jakie będzie serwowane w knajpce albo innym znakiem rozpoznawczym. Przykład – jeśli atutem twojej restauracji mają być duże dania, nazywasz lokal „Do syta”.
• Reklama
Bez owijania w bawełnę – bez dobrej reklamy nie masz zbyt dużych szans na odniesienie sukcesu. W każdym mieście jest mnóstwo lokali gastronomicznych, musisz więc przyciągnąć ludzi właśnie do siebie.
Minimum to strona internetowa i profil w social mediach – na którym regularnie musisz wrzucać jakieś ciekawe informacje.
Przydadzą ci się także ulotki – zarówno te pierwsze, związane z otwarciem lokalu, jak i kolejne, z menu i informacją o promocjach.
Skoro jesteśmy w temacie promocji – są niezbędne. Na początek do każdego rachunku może być to np. minus 20% na hasło „start”.
• Kącik dla dzieci
Kiedy rodzic ma szansę zjeść w spokoju posiłek dzięki kącikowi dla dzieci, lokal natychmiast zyskuje kilka punktów. Postaraj się zatem, aby twój kącik zabaw wyróżniał się na tle innych – niech jest duży i ze sporą ilością atrakcji. Pamiętaj także, aby ulokować go tak, aby rodzice z kilku stolików mogli mieć dzieci „na oku” – to istotne.
• Menu
Minęły czasy, w których bardzo obszerne menu zachwycało. Dzisiaj klienci wiedzą, że kilkadziesiąt pozycji w karcie oznacza, że część dań może być nieświeża.
Dlatego właśnie staraj się utworzyć proste menu – twoim atutem nie ma być ilość dań, a ich świeżość i smak.
Uwaga! Pamiętaj, że menu musi być dopasowane stylem do całości lokalu. Nie twórz romantycznej okładki, jeśli wnętrze ma surowy wystrój.
• Wystrój
A skoro jesteśmy w temacie wystroju – pamiętaj, że otwierając lokal i urządzając go, nie powinnaś stawiać na własny gust, tylko na panujące trendy. Co jest teraz szczególnie modne?
Na pewno będą to surowe wnętrza – drewno, biel i duże ilości zielonych roślin. Jeśli obrusy, to lniane, jeśli wazony, to ceramiczne, surowe. Pięknie prezentują się drewniane belki pod sufitem, a także stylowe, duże płytki.
Inny, modny trend to „babcina” knajpka – np. z niebieskimi ścianami, kwiatowymi wzorami i domową atmosferą. Przytulnie, smacznie i miło.
To, co natomiast zdecydowanie nie jest już modne, to styl barokowy – onieśmiela klientów i wbrew pozorom wcale nie sprawia, że czują się „po królewsku”.
Dodatkowo unikaj pustych, dużych powierzchni. Klient, który wchodzi do restauracji i widzi takie pustkowia, ma ochotę zwiać!
• Toalety
Twoje toalety muszą być dopieszczone – ładnie pachnieć i posiadać wszelkie udogodnienia (w tym np. przewijak z jednorazowymi matami higienicznymi). Personel musi także regularnie sprawdzać czystość. Klient, który poczuje obrzydzenie do toalety w twojej knajpie, może już nie wrócić.
• Personel
Wybieraj personel bardzo starannie – to między innymi od uśmiechniętych kelnerek i kelnerów zależy, czy klient wyjdzie zadowolony. Bądź często na miejscu i kontroluj jakość obsługi.
Własna restauracja/kawiarnia – powstaje w trudach, ale warto!
Jeśli twoim marzeniem jest własna knajpka, to nie rezygnuj z jej otwarcia z powodu licznych formalności. Przebrniesz przez nie jak wszyscy i będzie mogła cieszyć się pierwszymi sukcesami… i darmowym obiadem każdego dnia.
